relatif à la comptabilité des matières appartenant à l'état, aux collectivités locales et aux établissements publics, modifié par le décret n° 85-434 du 20 avril 1985.

(J.O. n° 4860, p. 923)

LE PRESIDENT DE LA REPUBLIQUE,

Vu la Constitution, notamment en ses articles 37 et 65 ;

Vu le décret n° 62-195 du 17 mai 1962 portant réglementation concernant les comptables publics;

Vu le décret n° 62-233 du 4 juin 1962 relatif au cautionnement des comptables publics ;

Vu le décret n° 66-458 du 17 juin 1966 portant règlement sur les comptables publics de l'Etat, modifié par les décrets n° 70-1380 du 15 décembre 1970 et 75-1116 du 24 novembre 1975 ;

Vu le décret n° 66-510 du 4 juillet 1966 portant régime financier des collectivités locales ;

Vu le décret n° 74-389 du 23 avril 1974 relatif à la comptabilité des matières appartenant à l'Etat, aux collectivités locales et aux établissements publics ;

Vu le décret n° 78-605 du 28 juin 1978 portant organisation des procédures comptables régissant les établissements publics ;

La Cour Suprême entendue en sa séance du 29 mai 1981 ;

Sur le rapport du Ministre de l'Economie et des Finances ;

DECRETE

TITRE PREMIER

Dispositions generales

CHAPITRE PREMIER

Définition et champ d'application

Article 1^er. La comptabilité des matières est une comptabilité d'inventaire permanent des biens immobiliers ou mobiliers autres que les deniers valeurs et archives administratives appartenant à l'Etat, à une collectivité locale ou à un établissement public.

Article 2. La comptabilité des matières est une comptabilité des quantités avec mention, sur tous les documents et pièces justificatives, de renseignements sur les qualités et caractéristiques des biens comptabilisés.

Ces renseignements, qui doivent permettre une identification rapide de chaque objet, concernent en général sa nature, et ses caractéristiques, conformément à la pièce comptable justificative de son acquisition.

Article 3. (Décret n° 85-434 du 20 avril 1985) Le présent décret s'applique aux administrations civiles de l'Etat, aux collectivités locales et aux établissements publics.

Les formations militaires continuent d'appliquer la comptabilité des matières en vigueur dans les forces armées.

Un décret détermine les modalités de comptabilisation des biens immobiliers.

Article 4. La comptabilité des matières est en vue de permettre :

- la tenue d'un inventaire ;

- la description des mouvements des matières, le contrôle inopiné et instantané des matières.

CHAPITRE II.

Nomenclature des comptes et classement des matières

Article 5. Des textes d'application préciseront les critères des classements des objets (par nature ou par ensembles constitués en vue d'une utilisation commune), dans les comptes d'une nomenclature.

La nomenclature distingue deux groupes de comptes généraux :

- un premier groupe de comptes généraux réservés au classement des objets destinés à un usage de plusieurs années. Ces objets seront identifiés par numéro de prise en charge d'une série continue, avec rappel de la gestion d'acquisition ;

- un deuxième groupe de comptes généraux réservés aux fournitures, ingrédients et denrées consomptibles par le premier usage.

Les comptes généraux sont eux-mêmes divisés en autant de comptes et de sous-comptes nécessaires.

Article 6. Selon l'usage qui est fait des objets et le lieu où ils sont entreposés, on distingue :

- les matières « en service » ;

- les matières « en attente d'affectation » ;

- les matières « en sortie provisoire ».

Les matières « en service» correspondent à des objets confiés à un détenteur ou à un utilisateur pour l'accomplissement de sa mission.

Les matières « en attente d'affectation » correspondent à des objets stockés en magasins ou mis en dépôts.

Les matières « en sortie provisoire » correspondent à des objets qui sont loués, prêtés, transférés pour réparation, confection ou transformation et qui, d'une manière générale, ne peuvent pas être présentés à la première réquisition.

CHAPITRE III.

Mouvements des matières : réceptions, cessions et réforme

Article 7. (Décret n° 85-434 du 20 avril 1985) La réception des matières d'une valeur supérieure à un montant fixé par instruction du Ministre chargé des finances, est effectuée par une commission de réception de trois membres au moins, désignée suivant le cas, par le Président de l'Assemblée Nationale, le Président du Conseil Economique et Social, le Ministre, le Gouverneur de région, le Préfet, le Sous-préfet, le Maire ou l'Administrateur Communal, le Directeur de l'Etablissement public ou le Chef de la mission diplomatique ou consulaire.

Sont entre autres membres de la commission de réception, le comptable des matières et l'administrateur des crédits.

Assistent par ailleurs aux opérations de réception, selon le cas, l'inspecteur des opérations financières, le contrôleur régional des finances.

Ces derniers peuvent, le cas échéant se faire représenter.

Les biens réceptionnés sont décrits dans un procès-verbal de réception qui est joint à toute liquidation de facture correspondante.

Article 8. (Décret n° 85-434 du 20 avril 1985) Les cessions gratuites de matières sont interdites.

Article 9. (Décret n° 85-434 du 20 avril 1985) Lorsque les objets « en service » ou les objets « en attente d'affectation » ne sont plus susceptibles d'être utilisés, ou que leur degré d'usure ou de vétusté justifie leur réforme, le comptable des matières intéressé en établit la liste qu'il adresse par la voie hiérarchique à l'autorité compétente visée à l'article 7.

Cette dernière désigne une commission de réforme de trois membres au moins, dont les attributions sont permanentes ou temporaires.

Sont entre autres, membres de la commission de réforme, le comptable des matières et l'administrateur des crédits.

Assistent par ailleurs aux opérations de réforme, selon le cas, l'inspecteur des opérations financières, le contrôleur des opérations financières, le contrôleur des finances. Ces derniers peuvent, le cas échéant, se faire représenter.

La commission de réforme dresse sur place, un procès-verbal en vue de :

- constater éventuellement que les matières ne peuvent plus être utilisées sans réparations hors proportion avec leur valeur de renouvellement ;

- proposer, le cas échéant, leur réforme et si cette réforme doit être suivie d'une vente, indiquer leur valeur. En tant que de besoin, un membre de la commission de réforme doit être un technicien.

La commission peut également faire appel à un expert privé.

Conformément aux dispositions de l'article 35 du décret n° 81-557 du 21 mai 1981, le service des Domaines procède à la vente des objets destinés à être vendus, avec ou sans réforme préalable. Pour les missions diplomatiques et consulaires, et au cas où la législation du pays d'accréditation le permet, la vente peut être consentie à l'amiable, conformément aux dispositions de l'article 36 du décret susvisé, en liaison avec les chefs de mission.

Les cessions ou les prêts à usage à titres onéreux ainsi que les cessions remboursables des matières non réformées peuvent être autorisées par le Ministre chargé des finances.

TITRE II.

Exécution de la comptabilité des matières

CHAPITRE PREMIER

Personnels chargés de l'exécution

Article 10. Sous le contrôle du Ministre chargé des Finances ordonnateur des matières, l'exécution de la comptabilité des matières, est assurée par les administrateurs de crédits en tant qu'administrateurs des matières et par les comptables des matières, secondés éventuellement par les responsables de magasin.

Article 11. L'ordonnateur des matières a pour mission d'assurer l'application des règlements, et de contrôler les opérations des administrateurs des matières en vérifiant notamment, leur concordance avec l'existant chez les comptables des matières.

Article 12. Les administrateurs des matières prennent les décisions des mouvements de matières et sont responsables des certifications de mouvement qu'ils décrivent.

Ils ne sont déchargés de leur responsabilité que par une déclaration de prise en charge des mêmes matières par un comptable des matières.

Article 13. Décret n° 85-434 du 20 avril 1985) Les comptables des matières sont agents de l'ordre administratif, qui peuvent cumuler leurs fonctions avec leur gestion comptable.

Sous leur responsabilité, ils assurent les entrées, effectuent les sorties, réunissent les pièces justificatives des opérations et sont chargés de l'entretien et de la conservation des matières qui sont sous leur contrôle, en application des articles 2, 8, 21 et 22 du décret n° 62-195 du 17 mai 1962.

En outre, ils sont chargés de la tenue des inventaires généraux et doivent, par conséquent, s'assurer de la concordance entre les écritures et l'existant.

Article 14. Les comptables des matières sont dispensés du dépôt d'un cautionnement ou de la constitution de garanties, sauf décision contraire de l'ordonnateur des matières.

Article 15. (Décret n° 85-434 du 20 avril 1985) Toute matière est placée sous la responsabilité du comptable des matières qui l'a prise en charge, et, le cas échéant, sous celle de son détenteur ou utilisateur.

Toutefois, le mobilier et les objets meublants ou ménagers, mis à la disposition des occupants de logements administratifs ou conventionnés, sont placés sous la responsabilité de l'occupant détenteur.

Article 16. Tout comptable des matières entrant, dispose d'un délai de deux mois à compter du jour de son installation pour formuler, par lettre expresse adressée par la voie hiérarchique au Ministre chargé des Finances, des réserves motivées à l'encontre de la gestion de son prédécesseur.

CHAPITRE II.

La tenue de la comptabilité des matières

Article 17. En début de gestion, chaque comptable des matières prend en balance d'entrée les existants en fin de gestion précédente.

Le relevé de ces existants résulte d'un procès-verbal portant inventaire résumé, dressé par une commission de réception visée à l'article 7 ou par un responsable commis à cet effet, par l'ordonnateur.

Article 18. Tout comptable des matières est tenu d'enregistrer les faits de sa gestion sur les documents ci-après :

- un livre-journal où sont portées chronologiquement toutes ses opérations ;

- un grand livre descomptes tenu sur registre ou fiche ;

- des registres auxiliaires destinés à présenter des développements propres à chaque nature d'opérations.

Article 19. (Décret n° 85-434 du 20 avril 1985) Toute matière est placée sous la responsabilité du comptable des matières qui l'a prise en charge, et, le cas échéant, sous celle de son détenteur ou utilisateur.

Article 20. Les agents d'exécution de la comptabilité des matières sont soumis aux mêmes règles de contrôle que les agents chargés de la comptabilité des deniers publics.

Article 21. Une instruction du Ministre chargé des Finances interviendra pour préciser les dispositions du présent décret.

Article 22. Sont abrogées toutes dispositions contraires au présent décret, notamment le décret n° 74-389 du 23 avril 1974.

Article 23. Le Ministre de l'Economie et des Finances est chargé de l'exécution du présent décret qui sera publié au Journal Officiel.

Dakar, le 20 août 1981

Abdou DIOUF

Par le Président de la République

Le Premier Ministre

Habib THIAM